Rapport et tableau de bord Power BI : quelles différences ?

Après avoir analysé vos données, vous avez un choix à faire : présenter vos résultats par un rapport ou un tableau de bord ? Bonne question !

Imaginez, vous préparez votre reporting hebdomadaire pour faciliter la prise de décision au sein de votre équipe. Après avoir analysé vos données brutes dans Power BI, la solution de Business Intelligence de Microsoft, vous allez devoir faire un choix : présenter vos indicateurs-clés à travers un rapport Power BI ou plutôt sur un tableau de bord Power BI ? Bonne question !

En lisant l’article suivant, vous saurez tout sur les différences principales qui séparent ces deux outils centraux de Power BI. Chaud devant !

Différence #1 : les objectifs d’un rapport et d’un tableau de bord Power BI

Power BI est l’une des solutions décisionnelles en self-service les plus populaires et les plus puissantes au monde. C’est la solution de référence en matière de data visualisation, la représentation graphique de données pour permettre la visualisation d’informations complexes.

Elle est particulièrement connue pour la facilité d’utilisation et la lisibilité de ses rapports et tableaux de bord. Bien que similaires, ces deux outils ont une forme et un but différents.

Le tableau de bord Power BI

Le tableau de bord est une page sur laquelle sont regroupées des représentations graphiques interactives (appelées des vignettes dans Power BI) avec un thème commun. Aussi appelé un « dashboard », il résulte d’un ou de plusieurs rapports. En cliquant sur un graphique du tableau, l’utilisateur est directement renvoyé vers le rapport dans lequel il a été créé.  

Dans Power BI, le tableau de bord constitue donc une porte d’entrée vers le rapport, qui est intégré au tableau de bord . Grâce à cet outil, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur vos indicateurs de performance les plus importants. Cela vous permettra de superviser efficacement votre activité et d’optimiser vos prises de décisions.

Le rapport Power BI

Comme le tableau de bord, le rapport est un canevas regroupant des visualisations (histogrammes, jauges, cartes, classements…). Il est cependant plus détaillé et peut s’étaler sur plusieurs pages. Plus précisément, il s’agit de l’analyse d’un jeu de données sous plusieurs angles.

Le rapport peut comporter un visuel unique ou plusieurs pages de visuels. À la différence du tableau de bord Power BI, le rapport a donc pour but d’étudier une question ou une thématique de façon très précise.

Différence #2 : les outils et licences derrière un rapport et un tableau de bord

Dans le cadre de sa solution de reporting, Microsoft propose plusieurs services et licences donnant accès à différents niveaux de fonctionnalités. Parmi ses outils de reporting, il est particulièrement important de distinguer Power BI Desktop de Power BI Service. 

1. Power BI Desktop est l’outil de modélisation et d’analyse de données de la suite. À destination du grand public, il est gratuit et peut être installé sur un ordinateur. Son data studio vous permet d’analyser des jeux de données complexes et de créer des rapports Power BI. Plus exactement, vous pourrez : 

  • Vous connecter à plus de 70 sources de données (Google Analytics, fichier Excel, logiciels de gestion, entrepôt de données) ; 
  • Exporter vos analyses vers Excel ; 
  • Créer facilement des diagrammes et des rapports grâce au glisser-déposer ;
  • Enregistrer des rapports dans votre espace de travail.

Il ne vous donne cependant pas la possibilité de construire des tableaux de bord. 

2. Pour ce faire, il vous faudra passer par un autre outil de Power BI : Power BI Service. Il s’agit d’un service Cloud qui permet de créer des rapports et des tableaux de bord Power BI. Vous pourrez aussi partager vos rapports et vos tableaux avec d’autres utilisateurs de Power BI si vous disposez d’une licence payante.

Microsoft propose 4 licences Power BI :  

  • 1 licence gratuite, 
  • 2 licences payantes par utilisateur, Power BI Pro et Power BI Premium Per User (PPU),  
  • Et une licence payante par organisation, Power BI Premium.

Et qu’en est-il de Power BI Mobile ? Il s’agit d’une application mobile créée par Microsoft pour permettre aux utilisateurs de Power BI de consulter leurs rapports et tableaux de bord sur mobile. Il n’est toutefois pas possible de les modifier directement sur mobile.

L’objectif ? Que chaque collaborateur puisse prendre connaissance de ses KPI et ses rafraichir la mémoire en relisant des reportings pertinents, même en mobilité. Il aura ainsi tout ce qu’il lui faut pour prendre les bonnes décisions, qu’il soit au bureau ou non.

Différence #3 : la création d’un tableau de bord Power BI et celle d’un rapport

Vous disposez de plusieurs options pour créer un tableau de bord Power BI. Vous pouvez tout d’abord partir d’un rapport existant et créer un nouveau tableau de bord. 

Une autre possibilité consiste à dupliquer un tableau de bord existant. Dans ce cas, vous devrez toutefois en avoir été le créateur, autrement dit avoir des droits de modifications dessus. Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas le reproduire. 

Pour créer un rapport, commencez par partir d’un jeu de données dans Power BI. Procédez ensuite aux analyses de données qui vous intéressent et créez les data visualisations qui vous permettront le mieux d’illustrer vos conclusions. 

À noter qu’un rapport est élaboré à partir d’un seul jeu de données. Pour sa part, un tableau de bord peut être basé sur plusieurs jeux de données et plusieurs rapports d’activité. Il peut s’agir aussi bien de données locales que de données hébergées dans le cloud.

Par ailleurs, au lieu d’ajouter un seul visuel à la fois, vous avez la possibilité d’épingler toute une page de rapport sur un tableau de bord. En cas de changement de leurs données sous-jacentes, les vignettes se mettent à jour en temps réel. Si vous cliquez sur une vignette, vous ouvrirez le rapport ou le tableau de bord dans lequel elle a été créée.

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