Pourquoi s’appuyer sur un intégrateur ERP ?

Vous souhaitez adopter un ERP ou en changer mais vous manquez d’expérience en interne ? Découvrez comment un intégrateur ERP peut vous aider.

Vous souhaitez vous équiper d’un ERP ou changer votre ERP mais vous manquez d’expérience en interne sur ce type de projet ? Vous êtes loin d’être les seuls. Un logiciel d’Enterprise Resource Planning (ERP) ne se remplace que tous les 8 à 10 ans, ce qui fait que nombre d’entreprises ne disposent pas de chefs de projet expérimentés en interne.

Besoin de conseils et de support pour vous assurer de réussir le déploiement de votre ERP ? Nous vous conseillons de vous appuyer sur un intégrateur ERP.  Qui est-il ce fameux intégrateur ? Quelles sont ses forces et en quoi fait-il une différence notable pour votre projet ?

Un intégrateur ERP, qu’est-ce que c’est ?

Il est important de distinguer l’éditeur de l’intégrateur d’ERP.

  • L’éditeur de logiciel ERP, c’est l’entreprise qui a créé le logiciel en question. Microsoft, par exemple, est l’éditeur de l’ERP Business Central (anciennement Microsoft Dynamics Nav) et Sage celui de Sage X3. L’éditeur a un contrôle total sur le logiciel et son évolution fonctionnelle dans le temps.
  • L’intégrateur d’ERP, quant à lui, se charge du déploiement d’un logiciel ERP. Il a une place d’intermédiaire entre l’éditeur du logiciel et l’entreprise qui l’adopte. L’intégrateur déploie un logiciel au sein d’une entreprise mais il peut aussi s’occuper de sa mise-à-jour et de la formation des équipes.

Le terme « intégrateur PGI » (pour « Progiciel de Gestion Intégré ») est équivalent et aussi utilisé dans une moindre mesure. Certains éditeurs sont aussi intégrateurs de leurs logiciels ERP, mais ce n’est pas systématique.

Quel est le rôle d’un intégrateur ERP ?

Qu’ils travaillent sur place ou à distance (ou les deux), les intégrateurs prennent en charge la mise en place du logiciel de bout en bout. Plus votre projet est complexe et plus vous devez y consacrer de ressources, plus il est utile d’avoir à vos côtés des professionnels expérimentés.

L’intégrateur a déjà une expérience de projets similaires et il sait quels types de défis peuvent survenir au cours de chaque phase. Ainsi, il vous aidera à éviter de nombreuses erreurs et à ne pas perdre de temps inutilement. Il s’assurera que le travail soit bien fait du premier coup.

Très concrètement, les équipes de l’intégrateur vous aideront à :

  • Choisir la bonne solution ERP pour votre entreprise
  • Personnaliser la solution pour répondre à vos besoins
  • Installer et configurer votre progiciel de gestion
  • L’intégrer avec votre système d’information
  • Former vos équipes à une utilisation adéquate et efficace de la solution
  • Vous assister en cas de problèmes ou de nouveaux besoins
  • Gérer l’évolution de votre logiciel de gestion, en veillant à ce qu’elle suive la croissance de votre entreprise

Pourquoi se faire un accompagner par un intégrateur ERP ?

Pourquoi faire appel à un intégrateur plutôt que de vous appuyer purement sur vos équipes en interne ?

  • Pour vous aider à choisir parmi la multitude de Progiciels de Gestion Intégrés sur le marché
  • Pour être sûrs de respecter le cadre de votre projet en termes de délai, de coûts et de qualité
  • Pour vérifier si votre cahier des charges est réaliste, complet et adapté à vos besoins
  • Mais aussi pour éviter d’échouer dans le déploiement de votre ERP, ce qui serait coûteux autant en temps qu’en argent
  • Pour partager la responsabilité et la pression de votre projet d’ERP avec un expert

Être accompagné par un intégrateur ERP, c’est disposer d’un partenaire fiable qui propose un partenariat à long terme et vous apporte :

1 – Une méthodologie structurée

2 – Une équipe d’experts

3 – Une approche personnalisée

4 – Une longue expérience de la gestion de projet et du marché des ERP

Comment se déroule un projet d’ERP avec un intégrateur spécialisé ?

Alors comment se déroule un projet encadré par un intégrateur d’ERP ? Nous allons commencer par vous présenter les experts qu’il mobilise, avant de faire le point sur les différentes étapes d’un déploiement de logiciel. 

Les experts mobilisés par un intégrateur ERP

Ces experts en ERP peuvent être divisés en 3 catégories :

  • Le consultant ERP fonctionnel
  • Le consultant ERP technique
  • L’administrateur système et réseau

Qui sont-ils ?

1 – Le consultant ERP fonctionnel : Il est principalement responsable de recueillir les besoins des utilisateurs et de gérer le paramétrage du progiciel ERP. Il rédige les cahiers de charges fonctionnels puis planifie et suit les tests. Ensuite, il lui arrive de corriger des paramétrages, avant qu’il ne valide officiellement la phase de recette. Enfin, c’est généralement lui qui se charge de la formation des utilisateurs.

2 – Le consultant technique ERP : Il travaille en tandem avec le consultant fonctionnel. Il met en place les paramétrages, et parfois aussi des développements spécifiques, détaillés par ce dernier. C’est donc à lui de produire le dossier de paramétrage.

3 – Administrateur système et réseau : Cet administrateur s’occupe de tout ce qui touche à vos serveurs et votre réseau d’entreprise. Autrement dit, c’est grâce à lui que vous pouvez accéder à vos données d’entreprise à travers votre ERP et que vos collaborateurs peuvent accéder à votre ERP Cloud sur leur navigateur.

Étape 1 : Cadrer le projet

Le consultant fonctionnel sera le pilier de votre projet d’ERP. En effet, c’est à lui d’identifier les besoins spécifiques de votre entreprise par rapport à la couverture fonctionnelle du logiciel. Il commencera à établir un cahier des charges ERP en vous posant différentes questions :

  • Si vous avez besoin de connecter votre ERP et CRM,
  • Si vous avez un site e-commerce,
  • Mais aussi si vous préférez un ERP SaaS ou non
  • Et si vous souhaitez automatiser certains processus métiers et votre reporting
  • Ou encore quels sont les défis majeurs de votre entreprise du fait de son secteur d’activité et de sa taille.

Le consultant va traduire ces besoins en une liste de fonctionnalités et de différents modules de gestion dont vous avez besoin. Gestion de production, gestion financière, gestion des achats, gestion des ventes… Il décrira dans le détail le logiciel de gestion d’entreprise qu’il vous faut.

C’est à partir de là qu’il va pouvoir lancer le paramétrage de votre future solution. Le consultant technique prend le relais en mettant en place les paramètres détaillés dans le cahier des charges fonctionnel. Charge ensuite au consultant fonctionnel de les tester et de vérifier qu’ils sont ajustés si besoin.

Étape 2 : Paramétrer l’ERP et tester son paramétrage

Les consultants doivent mettre en place la nouvelle solution de gestion et tester sa configuration.

Pour être précis, le consultant technique s’occupe de la configuration de votre logiciel et le consultant fonctionnel le teste. Le consultant fonctionnel corrige la configuration si nécessaire et valide la phase de recette une fois qu’il est satisfait.

C’est aussi pendant cette phase que le consultant technique va travailler sur la reprise de données. Hormis si votre entreprise est très récente, il est certain que vos données d’entreprise sont éclatées entre vos différents logiciels d’entreprise (vos logiciels de bureautique de la suite Microsoft 365 Entreprise, votre solution de Business Intelligence comme Power BI, ou encore vos outils collaboratifs comme Microsoft Teams…). 

Il est important qu’elles soient récupérées et reformatées pour pouvoir être utilisées dans votre ERP. Si vous passez à un nouvel ERP, il vous faudra aussi récupérer les données stockées par l’ancien. La gestion des données est un processus crucial pour la réussite de votre projet.

Étape 3 : Déployer votre ERP et l’intégrer dans votre SI

L’intégration de l’ERP est presque terminée ! Pour cette dernière étape, l’administrateur système et réseau s’occupe de l’intégration de la nouvelle solution dans votre système d’information actuel. L’administrateur système s’occupe d’établir la connexion entre l’ERP et vos bases de données, tandis que le responsable réseau se charge de le rendre accessible sur Internet si c’est un ERP Cloud. Ils s’assurent également de vos données d’entreprises sont sécurisées.

En parallèle, les consultants techniques et fonctionnels finalisent le déploiement en s’assurant que les interfaces ne posent aucun problème et en formant les utilisateurs.

Comment choisir votre intégrateur ERP ?

Pour choisir l’intégrateur ERP avec lequel vous travaillerez pour adopter votre logiciel nous vous conseillons de vous appuyer sur ces critères :

  1. Il est préférable que l’intégrateur en question soit un partenaire de l’éditeur de votre futur ERP. C’est la preuve qu’il a une certaine expérience avec les logiciels de ce dernier.
  2. Il doit vous montrer qu’il comprend vos besoins métiers et les spécificités de votre domaine d’activité. Cette connaissance lui permettra de vous proposer des solutions adaptées à vos problématiques.
  3. Il doit être capable de former vos utilisateurs de manière efficace pour qu’ils prennent l’ERP en main à la fois rapidement et correctement.
  4. Il peut être pratique qu’il dispose d’une antenne à proximité de votre entreprise, si vous souhaitez être accompagné régulièrement par un expert en physique pendant l’implémentation.

Pourquoi faire appel à nous ? Si vous vous intéressez à Business Central et aux modules ERP de Microsoft, nous sommes des experts ! Cela fait 20 ans que nous intégrons leurs solutions ERP pour des entreprises à travers toute la France. Nous sommes un intégrateur Microsoft certifié.

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